浅谈家具政府采购的难点及实践中的采购策略

近年来，随着政府采购的逐步深入，无论在采购的批次、数量还是内容上，都有较大的发展。政府采购工作，要一如既往的坚持"公平、公正、公开"的原则，除了健全必要的采购制度、规范操作程序以及加强必要的监督外，作为政府采购工作的实际操作者和管理者，有必要了解和掌握采购项目的特征和采购工作的特点，这样能更加准确地把握采购项目的实质、规律，更好地为预算单位服务。

下面，结合实际工作，谈谈家具采购的难点及实践中的招标策略。

一、家具采购的难点

家具行业是个有鲜明特色的行业。第一、家具行业牵涉的面较为广泛，技术规格变化很大、系列繁多，制约产品价格和质量的因素很多；第二、产品质量对设备和工艺的依赖性很强，即使同样技术规格要求的产品，不同生产厂家生产出来的实物效果也往往会千差万别；第三、产品的质量检验工作比较困难，不能很轻易地通过直观的方式进行鉴别，一般要借助专用的仪器设备才能完成。

从家具的最终用途来看，家具除了有基本的使用特性、功能外，还有观赏性、保值性等附属特性，使用单位按照各自的审美标准和价值取向，对这些家具的特性有着不同的偏好。

家具行业的这些特征，决定了家具采购有以下难点：

1、预算单位对家具的偏好不一（尤其是办公家具，众口难调），家具式样、标准、技术规格较难统一，制订难；

2、预算单位本身对家具行业并不熟悉，预算单位与供应商存在着严重的信息不对称状态。即便是采取公开招标的形式，聘请代理公司实施招标工作，实际上代理公司往往也缺乏必要的家具专业人才；

3、家具的生产厂家鱼龙混杂，家具行业本身市场竞争亟待规范，同样技术规格的产品价格之间不同供应商提供的价格的变化很大，给家具采购带来很大的风险；

4、价廉物美的产品实际上是不存在的，使用单位一般选择性价比最优的产品，难点在于所谓性价比最优的评定结果本身受使用单位不同的偏好影响，而且家具采购评价指标很难确定。

5、产品的质量检验工作比较困难，不能很轻易地通过直观的方式进行鉴别，一般要借助专用的仪器设备才能完成。这就给家具采购最终验收带来困难。

二、家具招标的策略

1、分包件策略

分包件策略就是对一个批次采购的家具，按一定的性质、特点对采购内容进行分类，确定若干个包件的做法。采购按每个包件为最小单位，分别确定单个包件的供应商。每个包件内的产品内容、特点和性质是基本一致的。

采取分包件采购的目的是为了简化家具采购的内容，强调产品性能、技术指标和规格的一致性。包件内产品的同质性对投标单位的选择和评价指标的确定都是有利的。主要原因是，每个包件均可集中适合该产品的供应商群，一般来说，每个包件均能取得理想的价格；同时，包件内产品内容、特点和性质的基本一致，可以缓解家具采购中评价指标难以确定的问题，有利于预算单位在招标评标过程中意见的统一。
家具分包件一般有两种，一种按使用功能分，一种按材质分。如下图：

图1：家具采购包件的划分

在宝山区机关办公楼家具招标采购项目中，包件的划分是按照第一种方式，即按照使用功能划分。

2、两阶段招标的策略。

两阶段招标指把一项家具招标分为方案招标和产品招标两个阶段。

在方案招标阶段，预算单位委托代理公司邀请有设计能力的家具公司或家具设计公司，对预算单位拟采购的家具作方案设计竞选。一般要求这些竞选单位提供家具的配置、数量，提供每个家具的技术规格、材质要求；同时，预算的可要求竞选单位绘制家具的制作图纸和效果图。对参选的方案，可邀请部分预算单位和专家共同以投票的方式确定最优的方案。方案评选主要的考虑因素是家具的性能和式样。

第二阶段是产品招标阶段，以经过评选为最优的方案中的产品目录为招标的产品。邀请有资质和能力的家具供应商对这些产品进行竞价投标。经预算单位和专家共同评定最优的投标人为本次家具采购的最终供应商。在这一阶段，投标评选的主要考虑因素是价格。

运用两阶段招标的方式，主要是为了消除预算单位对家具的偏好不一，家具式样、标准、技术规格较难统一，制订难的问题；在第一阶段通过投票的方式把式样、标准、技术规格统一起来，同时，在第二阶段对已定产品招标，主要指向价格，避免综合评标性价比指标难以确定的问题。

图2：两阶段招标基本指向

3、"实物招标"策略

所谓"实物招标"其实就是指在家具招标过程中，除要求投标人按照招标文件的要求制作完成投标文件外，还须按照招标的技术规格要求制作一定的实物。评标时由评委对投标文件和实物分别进行评分，按照综合评分的原则，推荐综合得分最高者中标。

用"实物招标法"招标，可以消除同技术规格产品招标，最终生产的产品差异较大的问题。换一种说法，就是同一种技术规格产品，投标商往往会提供差距很大的报价，业主在选择供应商时会存在很大的技术风险。

实物招标法，也有全部实物招标法和部分实物招标法两种。对同一种批量性产品，可采用全部实物招标法，如宝山区机关办公楼科员办公室家具招标，共298套，我们就要求供应商把整个1套家具（包括桌椅屏风、文件柜、接待椅）的实物全部制作出来。对非批量的产品，每个产品在规格尺寸上有所不同，但在材质上相近的，我们采用部分实物招标法，甚至是提供色板的方法。如宝山区机关办公楼会议室家具这个包件，共含19个会议室，每个会议室家具规格尺寸各不相同，不可能作全部的实物样品，我们要求投标商提供一定数量的色板，作为技术评价的一个因素。

用实物招标法，投标商提供的实物不能仅仅用目测的方式评价优劣，最好用仪器检测。因为不管是全部实物招标法和部分实物招标法，这些实物均要封样，作为最终货物验收的对照物。这种方式运用得当，可解决家具产品检测难的问题。

三、家具采购的质量保证措施

1、组织措施

从家具采购招标工作来说，由于招标方与投标方存在着信息不对称的问题，即使代理公司本身也缺乏家具行业的专门人才。为解决这一问题，必须聘请有关家具行业的专家到招标小组中，建立三维的组织管理体系。

图3.三维的组织管理模式

由于招标小组成员中增加了家具行业的专家，消除了招标工作中的招标方和投标方不对等的状态，为有效地控制家具采购质量提供了保障。

我们在宝山区机关办公楼家具采购招标中，聘请了上海家具协会、家具质量监督站和宝山区技术监督局的有关专家充实到项目的招标小组，从整个项目的执行情况看，对采购质量的控制，是很有效果的。

2、管理措施

在宝山区机关办公楼家具采购招标中，由于项目金额较大，所涉及的部门较多，预算单位的对家具采购质量的要求很高。为保证项目按时、按质、同时有力地控制采购费用，在管理上我们主要按照PDCA闭环管理的模式加以控制。

图4 .PDCA管理模式 

PDCA管理模式的实质，就是任何工作都要经过计划、实施、检查和纠正等必要的控制程序，使工作始终处于受控状态。我们在家具采购中，按照PDCA的原则，建立了招标的工作程序，编制了项目策划，在项目的实施过程中，对各项工作不断进行检查，如阶段性地召开由招标领导委员会、预算单位、监委、专家和代理机构参加的工作会议，及时检查和纠正项目实施中存在的问题，因此，项目的实施控制非常有力，最终达到了预算单位对项目质量的需求。

3、技术措施

针对家具行业生产厂家鱼龙混杂，市场竞争亟待规范的情况，必须采取必要的技术措施，如建立资格预审，提高投标准入台阶。资格预审主要审核企业规模、企业业绩、企业信誉、企业资质等方面。

通过资格预审，排除一些生产规模较小，信誉、业绩较差和业绩较低的企业，减少招标方招标的风险。

同时，对入围的投标单位。还须进行实地考察，了解企业的生产经营状况。企业的实施考察，着重考察以下几个方面：A、企业的生产和办公环境；B、企业的设备运行状况；C、企业的管理规章制度；D、企业员工的素质；E、企业的财务状况等等。

总之，在目前的市场条件下，为做好政府采购工作，坚持"公正、公开、公正"的原则，必须积极了解和掌握各种采购的特点，运用创新的思维，建立适当和有效的工作程序。只有不断摸索采购工作的普遍性和特殊性，才能在探索中形成成熟、高效和适用的工作方法，更好地为采购工作服务。

机构简介|采购目录|采购记事|联系我们

建议以IE 4.0以上，800*600或1024*768分辨率，16位增强色浏览

(C)1999-2002 上海市政府采购中心 版权所有  

地址：上海市陆家浜路1060号，东方苑1号楼4楼 邮编：200011  电话：(+86)021-63185500, 63187492  传真：(+86)021-63187494