做好信息系统项目政府采购工作的实例和建议

笔者近几年主要从事有关计算机信息系统项目的政府采购工作，在工作中想得最多的是：如何用好手中的"权"？如何既服务好预算单位又能用好纳税人的钱？政府采购属于公共支出，也就是说，使用的是纳税人的钱。收税固然重要，如何支出、如何提高服务社会的效率更重要。政府采购的集中公开进行，是防止暗箱操作、将此项公务活动置于全社会监督之下的有效方法。通过公开的竞争采购，通常可节约10％以上的采购资金，也就是使我们每个纳税人交的税金可以大大提高使用效率，这也正是当前我国政府加强财政支出管理、加大政府采购占财政支出比例的一个重要目的。

在具体采购过程中，我认为除了要按政府采购的有关法规、规则操作外，尚需要利用自己的专业知识和经验，协助、配合预算单位做好项目采购的前期准备工作，并充分发挥政府采购咨询专家的智囊作用。因为决策的浪费是最大的浪费，所以项目的可行性研究以及方案的优化设计是做好政府采购工作的首要工作，要以可持续发展的观念做好项目规划、设计工作。或许有人会提出，对从事政府采购的具体经办人员来说，只管按单采购，方案论证、设计等是用户（预算单位）的事。笔者对此不敢苟同。根据多年来的实际采购工作的经验，我认为采购前细化、优化方案是非常重要的，至少对计算机信息系统项目是如此。

例如，去年底在进行某单位"数据仓库系统"采购过程中所遇到的事是非常典型的，故简述如下：2001年11月我们收到某单位"数据仓库系统"采购需求表后，即会同该预算单位的技术人员对需求进行了探讨和细化，并于2001年12月在《上海政府采购》网站上发布采购信息进行公开招标，12月21日在上海市政府采购中心412会议室公开开标，2002年1月邀请政府采购咨询专家进行评标。咨询专家仔细审阅了招投标文件，认为数据仓库是一项较大的系统工程，应用开发十分重要，单纯地购买现成软件并不能完全解决实际问题。因此专家建议用户要根据实际工作现状来做好方案的细化工作，并据此来购买相应软件，在初始阶段减少开发工具的许可证购买数量，并推荐了中标候选单位。根据专家意见，我们邀请中标候选单位进行询标，并要求他们对投标文件进行澄清和细化。根据各单位的补充资料，我们同第一候选单位再次商谈和确认，该单位又详细介绍了该方案核心技术的现状及发展趋势，提出标书中的某开发平台软件不用购买，同样可以满足需求，实现系统预定功能，并提供了相关资料。预算单位在充分考虑技术先进性、可维护性、可扩展性及现有软件的情况后，决定接受该建议，仅此一项内容就节约资金90万元，整个项目节资率高达56%。

由此可以看到，方案的优化所节约的资金是非常可观的。在本项目中，如果按原中标价与平均报价计算，节资率为4.4%；而按原中标价与预算资金计算，节资率仅为0.8%。假如咨询专家没有对需求、方案提出意见和建议，假如该公司不是中标候选单位，假如该公司不提此优化方案，则我们不仅仅是浪费财政资金，而且还给该系统的升级、维护留下了隐患。因此我们建议对标的较大的系统集成项目、软件开发项目等技术发展快、变化大的系统在项目采购前，先进行方案招标或方案论证、评审，以保证系统的先进性、可升级性和可维护性，充分发挥政府采购咨询专家的作用以及供应商专业人员的积极性，利用集体智慧使政府采购工作做得更好。

再如，去年6月在准备为某预算单位采购"数字程控交换机"项目时，了解到计划安装此套设备的大楼土建尚未完工，我们及时向预算单位提出，希望暂缓采购。理由是：一、到大楼土建完工可以安装此设备，至少一年以上，而设备保修期一般是从设备到达现场后开始计算，如此则保修期无形中至少缩短了一年；二、此类设备更新换代快、技术发展快，到时肯定会有新产品推出，而且性价比会更好，即花同样的钱，可以买到更好的设备；三、电子产品如果不使用，将会比正常使用更容易损坏、更容易老化，无意中缩短了该设备的使用寿命。预算单位采纳了我们的意见。今年10月完成了此项目的采购工作，结果完全符合我们去年的预测，设备更新（去年拟采购的部分设备已停产、淘汰）、价格更低。预算单位对此非常满意。

这样做，虽然会增加采购人员的工作量，但所花的人力物力是"物有所值"的。政府采购所花的是财政的钱，也就是纳税人的钱，用好纳税人的钱是我们的责任和应尽义务。

要做好计算机信息系统等项目的政府采购工作，笔者认为应从以下几方面入手：第一，要按照《政府采购法》的规则执行，尤其是要遵循"公开透明原则、公平竞争原则、公正原则和诚实信用原则"。第二，要有认真负责的工作态度、良好的工作作风，虽然不能"态度决定一切"，但是否有认真负责的工作态度却对采购项目的成败、效率、节资率等有很大影响。第三，我们的采购范围很广、内容很多，尤其是计算机信息系统等项目，技术发展快、产品淘汰快，需要我们不断学习新知识、新技术，了解新产品，否则就无法将工作做好、做细。第四，充分发挥政府采购咨询专家的智囊作用，充分利用集体智慧。随着经济发展、社会进步和公共支出体制改革的深入，政府采购的范围愈来愈广、内容愈来愈多、金额愈来愈大，对我们具体从事政府采购工作的同志来说，责任也愈来愈大、担子也愈来愈重。所以我们除了需要自身努力外，尚需充分利用集体智慧，发挥咨询专家和供应商专业技术人员的作用。第五，要坚持公开、公平、公正原则下的市场化有序竞争。对政府采购项目，承包商、供应商往往处于弱势，我们不能以势压人，而是既要让供应商进行充分竞争，又要让承包商、供应商有一个合适的利润，否则项目是决不会做好的，因为没有人会做赔本生意。我们应该具有这样的认识：企业的生存和发展是促进经济发展、社会安定、国家繁荣的基石；培养和完善一个规范、有序的政府采购市场，是维护政府形象、促进企业发展的一个重要方面。

综上所述，我认为，唯有这样我们才能做好、管好政府采购项目，才能真正用好纳税人的钱，提高资金使用效率。我国还不富裕，我们更要将好钢用在刀刃上。

一家之言，不妥之处，敬请各位不吝指正。（作者：秦志龙）

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